Selle õige raamatupidaja valik ei pruugi olla sugugi nii lihtne kui esmapilgul tundub, sest pakkujaid turul on palju. Seetõttu sooviksime anda siinkohal mõningad nõuanded, mis lihtsustaks raamatupidaja valikut ning isegi võibolla aitaks riske maandada.
Viimasel ajal on meile jõudnud mitmeid uusi kliente, kelle raamatupidamise üle võtmisel on selginud asjaolu, et eelnev raamatupidaja ei ole oma tööd teinud piisava hoolsusega või tal pole olnud piisavalt teadmisi/kogemusi, et raamatupidamine korras hoida. Sellega on tekkinud ettevõtetel lisakulud, et oleme pidanud väga mahukaid parandusi tegema varasemates perioodides, et ettevõtte juhid saaksid öösel rahulikult magada.
Raamatupidaja erialal töötamise osas ei ole Eestis kahjuks riigi poolset ettekirjutust, millistele tingimustele sellise teenuse pakkumine peaks vastama ning millist kvalifikatsiooni peaks teenuse osutaja omama. Seetõttu ei ole iga raamatupidaja pädevus kindel ning soovime ettevõtjatele südamele panna, et raamatupidaja valikusse tuleb ise tõsiselt suhtuda.
Raamatupidamiskohustuse tekkimisel on tihti juhil dilemma, kuidas ettevõttes raamatupidamist korraldada. Esimene asi, millest alustada on läbi mõelda, kas vajadus või eelistus oleks palgalise või teenuslepingu alusel töötava raamatupidaja järgi. Eelkõige tasuks sellisel juhul vaadata töömahtu. Ma olen seisukohal, et suured ja keskmise suurusega ettevõtted võiksid eelistada raamatupidaja palkamist, sest töömaht on piisavalt suur, et palgaline raamatupidaja tasuks end ära. Kui töömaht on väiksem (eelkõige mikro- ja väikeettevõtted) siis tasuks kaaluda teenuse sisse ostmist. See on tihti soodsam ja samas raamatupidaja suhtleb ka teiste ettevõtetega, millega võib ettevõttesse kaasa tuua värskeid ideid.
Kui see oluline dilemma on lahendatud tuleks korraks läbi mõelda, millises äris tegutsetakse ning kas raamatupidamises võiks selles osas olla eriteadmisi vaja (nt tegutsetakse rahvusvaheliselt, keerulisema skeemi alusel jne).
Järgmiseks sammuks on sobiva raamatupidaja filtreerimine. Raamatupidajad tegutsevad paljudes erinevates vormides:
- rahvusvahelised raamatupidamis- ja audiitorbürood, millel on filiaalid ja kontorid erinevates riikides
- mõne töötajaga raamatupidamisbürood
- kodukontoris töötavad raamatupidajad
Siinkohal nimetatud ükski vorm ei ole määrava tähtsusega aga kindlasti tuleks valikul uurida, kas valitud koostööpartneril on vähemalt 1 isik, kes on piisava pädevusega, et Teie ettevõtte spetsiifikast lähtuvat nõuetekohast teenust osutada.
Selle pädevuse välja selgitamiseks soovitame kontrollida, kas raamatupidajal/bürool on:
- erialane haridus
- kutsetunnistus (vastutaval isikul võiks olla vähemalt vanemraamatupidaja kutsetunnistus)
- pidevalt läbitud täiendkoolitused, et kvalifikatsiooni hoida
- erialane varasem töökogemus
- vastutuskindlustus
- võimalus esitada mõne olemasoleva kliendi soovitus (selle puudumist ei saa lugeda ohuks, sest nt meie enda bürool on juba poliitika, et oma klientide andmeid me ei avalda ja seetõttu ei saa esitada ka soovitust). Alternatiiviks võib olla mõni teine pädevuse kinnitus – nt tunnustus kuskilt konkursilt vms. Meie büroo puhul näiteks ei saa ma esitada soovitust kliendilt aga Aasta raamatupidaja 2017 tiitel tähendab seda, et vähemalt 1 meie klientidest on meid soovitanud, sest muidu poleks antud konkursile saanud kandideerida.
Väga oluliseks tingimuseks on ka see, et teil tekib oma raamatupidajaga inimesena klapp ja tunnete, et koostöö teie vahel võiks sujuda.
Kindlasti tuleks ohumärgina võtta seda, kui raamatupidaja ei sõlmi kirjalikku lepingut ning ei tee ka sellekohast ettepanekut. Rahapesu ja terrorismi rahastmise tõkestamise seadusest tuleneb raamatupidamisbüroodel nõue oma klientidega kirjalik leping sõlmida ning kui seda ei tehta rikub büroo ise juba elementaarseid kohustusi ja sellisel juhul, kas on mõistlik oma ettevõtte raamatupidamine sinna usaldada.
Lisaks üks tundlik teema – Hind. Ettevaatlik tuleks olla kui hind on võrreldes konkurentidega põhjendamatult madal. Samas ei tähenda ka kõrge hind automaatselt kvaliteeti. Tuleb leida turult enda jaoks sobiva hinnaga teenusepakkuja võttes arvesse, et ainult hinna järgi valitud teenus võib vajada hilisemat parandust või viiviste ja trahvide maksmist, mis teevad teenuse lõppkokkuvõttes kulukamaks kui see esialgu oleks tundunud. Samuti tasub hinnapakkumisi analüüsida selles osas, et mida erinevad pakkumised sisaldavad, sest teenuse hind ühes kuus võib kujuneda erinevatel alustel ja esmapilgul kõrgemana tunduv hind võib sisaldada lisateenuseid, mida soodsam hind ei sisaldanud.
Kõik eeltoodu ei anna 100% garantiid, et raamatupidaja on ikkagi täpselt nii pädev, kui Teil vaja on aga vähemalt olete teinud omalt poolt kõik, et riske maandada. Ettevõtte raamatupidamise korraldamise eest vastutab juhatuse liige, mõelge hoolikalt, kellele oma finantsasjad usaldate. See ei ole poest leiva ostmine.
Lisaks veel üks väga oluline mõte. Kui selgub või isegi tundub, et valitud on vale raamatupidaja siis tegutse kohe. Suhtle raamatupidajaga, selgita oma kahtlusi ja proovige asi lahendada. Kui see ei õnnestu ja jääb ikka tunne, et midagi on valesti siis vaheta kindlasti uue raamatupidaja vastu. Tavaliselt sisetunne ei peta ning mõistlikum on probleemiga tegeleda kohe, mitte aastate pärast või siis kui mõni raamatupidamislik risk on realiseerunud.
Kui seda loed seetõttu, et oled raamatupidajat valimas siis vaata meie lehel ringi ja võta ühendust ka meie pakkumise saamiseks.